כאשר מנהלים בצורה נכונה את תהליך ה- onboarding, כולם מרוויחים מכך: העובד, המנהל המגייס, משאבי האנוש, הארגון עצמו וגם כל הבאים במגע ביומיום עם העובד החדש. מהו תהליך onboarding מוצלח, למה חשוב לשים לב, ואיך להפוך תהליך קליטת העובדים לחלק מרכזי בחוויית העובד?
התכנון כנקודת מפתח
במציאות הארגונית הכה מורכבת, בה תהליכי קליטת עובדים הופכים למאתגרים, מגוונים ויקרים, חשוב לתכנון היטב את תהליך קליטת העובד בצורה אפקטיבית, יעילה, אג'ילית וחסכונית במשאבים.
על תכנון התהליך לכלול: קביעת מדדי הצלחה לקליטה, בחירת מסלול ברור ואחיד, שיקוף התהליך לכל המעורבים, ביצוע התאמות לפי הצורך וכמובן שלב המשוב.
ניהול התהליך
בתהליך ה- Onboarding יש שותפים רבים המעורבים בשלבים שונים. החל ממשאבי אנוש, המגייסים, המנהל הישיר, הנהלת הארגון, קולגות, חבר מלווה ועוד גורמים בהתאם לתפקיד, דרג ואופי החברה.
אמנם אחידות בתהליך לעיתים חשובה, יחד עם זאת יש שוני בין התפקידים ולעיתים יחולו תהליכים שונים בתוך אותו הארגון. לדוגמה, כאשר מדובר בתפקיד שיש בו מגע מעמיק עם ממשקים חוץ ארגוניים, התהליך יכלול פגישות רבות מחוץ לארגון, או כאשר מדובר בקליטת עובדים בכירים – לעיתים אפילו המנכ"ל יהיה חלק מהתהליך.
חשוב לנהל את קליטת העובד בצורה דינמית, שקופה ומסודרת, ולאפשר לשותפים בתהליך להתעדכן בצורה נוחה. בחירת פלטפורמה מותאמת היא חשובה ומומלץ לעשות זאת יחד עם כל גורמי העניין.
חפיפה: הרבה יותר מהוראות הפעלה
עובדים רבים מדווחים שהכניסה לארגון יכולה להיות מלחיצה, מאתגרת ואפילו טראומטית. אם העובד מתחיל את העבודה ברגל ימין, אזי יש לנו (כארגון) סיכוי הרבה יותר גדול שהוא ירגיש נוח, ירצה לצמוח וכן להישאר בארגון זמן רב. זו הסיבה שתהליך החפיפה הוא כה משמעותי, מדובר במכלול של מרכיבים והליכים שיש לקחת בחשבון בעת חיבור "תיק החפיפה".
לעיתים קורה שעובד נכנס לתפקיד חדש שלא היה קיים לפני כן בארגון, או שהעובד הקודם עזב לפני קליטת העובד החדש. במצב כזה, בו אין פונקציה שיכולה לחפוף את העובד החדש מתוך ניסיון אישי בתפקיד, חשוב מאוד לבחור מלווה אשר מכיר את הארגון, מכיר את התפקיד מהיבטים מגוונים ויכול לתמוך בתקופת ההסתגלות של העובד החדש.
לצד תיק חפיפה מסודר, מותאם ואינטראקטיבי, חשוב להצמיד לעובד החדש "חבר קליטה" – Onboarding Buddy, שילווה ויתמוך מקצועית ואישית בכל הנוגע לתהליך הקליטה, שיידע להכיל ולתמוך באתגרים של העובד החדש ולתת מענה בתהליך ההתאקלמות בארגון. כך העובד החדש יחווה תהליך נעים ומקצועי, ויגדל הסיכוי שירגיש בנוח לשאול, לשתף ולרצות להיות חלק מהארגון שאליו הגיע זה עתה.
Onboarding שיטיס את העובד ישר לעניינים – חוויית קליטה חיובית
לאחר תכנון נכון, שיתוף כל השותפים בתהליך, בחירת פלטפורמה מתאימה ובניית תיק חפיפה, חשוב להעריך את התהליך. לשלוח משוב לעובד ולכל הגורמים מעורבים, כך שניתן יהיה להסיק מסקנות לקליטות הבאות. קיימים כלים רבים להערכת התהליך וחשוב לבחור כלים מותאמים לאופי, גודל וסוג הארגון.
תהליך onboarding הוא הרושם הראשוני בחוויית העובד (ולא כמועמד). על כן חשוב להשקיע בו מתחילתו ועד סופו, לתכנן אותו לפרטי פרטים, לשתף את כל הנוגעים בתהליך.
מומלץ לתת לעובד החדש תמיכה מקצועית ואישית, על-מנת שהוא ירגיש בנוח לשתף איך הוא חווה את התהליך כדי שנוכל לעשות התאמות בזמן אמת וגם ללמוד לתהליכים הבאים.
טלי איגלמן-בלנקי
יועצת ארגונית וקריירה ומרצה.
בעלת ״כלים להצלחה"
פיתוח ארגונים וא.נשים להצלחה ומתן שירותי פיתוח ההון האנושי במיקור חוץ.
